Als Projektmanager (PM) sind ich und der Rest des Avaus-Teams bestrebt, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen und zu übertreffen. Es gibt keine größere berufliche Befriedigung, als ein Projekt abzuliefern, das den Kunden zufrieden stellt. Das bedeutet in der Regel, dass die Aufgabe rechtzeitig und kosteneffizient abgeschlossen werden muss. Da ich die meiste Zeit meiner beruflichen Laufbahn als PM gearbeitet habe, habe ich gesehen, wie Projektmanagement manchmal vernachlässigt werden kann. Ich wage zu behaupten, dass ein großer Teil der effektiven Projektabwicklung in unseren täglichen Projektmanagement-Aktivitäten versteckt ist. Hier ist meine Liste mit 5 Gründen, warum Projektmanagement wichtig ist.
1. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation
Kommunikation - es gibt keine Möglichkeit, sie zu vermeiden oder ihre Notwendigkeit überzubetonen. Kommunikation ist das Herzstück unserer Arbeit als Projektmanager. Dazu gehört natürlich die interne Kommunikation mit dem Projektteam (darauf komme ich später noch zu sprechen), aber noch wichtiger ist die Kommunikation mit dem Kunden. Das bedeutet, dass wir den Status von Projekten und Budgets klar, rechtzeitig und transparent kommunizieren, damit unsere Kunden sich nicht fragen müssen, was vor sich geht oder wann die verschiedenen Punkte abgeschlossen sein werden. Manche Kunden bevorzugen eine tägliche Kommunikation, andere eine wöchentliche. Manche Kunden ziehen es vor, nur benachrichtigt zu werden, wenn etwas ihre Aufmerksamkeit erfordert. Manche bevorzugen die Kommunikation per E-Mail, während andere lieber ein kollaboratives Tool wie Trello oder Basecampund wieder andere ziehen es vor, am Telefon zu sprechen. Die Idee ist, den Kommunikationsstil an die Vorlieben des jeweiligen Kunden anzupassen, damit er die gewünschten Informationen erhält, wann und wie er sie braucht.
2. Umsetzung von Geschäftsanforderungen in greifbare Ergebnisse
Der Grund für das Scheitern eines Projekts liegt häufig in Missverständnissen darüber, was zu tun ist. Meiner Meinung nach fungieren PMs als Dolmetscher zwischen dem Kunden und dem Projektteam, um sicherzustellen, dass es nicht zu solchen Situationen kommt. Stellen Sie sich vor, ein Entwickler arbeitet drei Tage lang fleißig an einer Aufgabe, nur um nach der Lieferung festzustellen, dass sie überhaupt nicht den Erwartungen entsprach. Unsere Aufgabe als PMs ist es, die wirklichen Anforderungen des Kunden zu ermitteln und zu priorisieren und dies dann dem Team in seiner eigenen Sprache zu vermitteln. Es ist auch wichtig, dass sich das Team wohl fühlt, wenn es Fragen stellen und weitere Informationen einholen kann, wenn etwas unklar ist. Der PM ist derjenige, der dieses sichere Umfeld schafft, in dem es keine dummen Fragen gibt.
Heutzutage ist es sehr üblich, dass nicht alle Teammitglieder an einem Ort arbeiten. In solchen Szenarien ist es selbstverständlich, dass die Kommunikation mit dem Projektteam noch wichtiger wird. Ich habe einmal ein Projekt mit einem Kunden in den Vereinigten Staaten, einem Entwicklungsteam in Polen, einem Kreativteam in den Niederlanden und mir und einigen anderen Teammitgliedern in Finnland geleitet. Bei diesem Projekt war es äußerst wichtig, die Arbeit zu koordinieren und alle Beteiligten darüber zu informieren, was täglich zu tun war. Selbst wenn das Team an einem Ort arbeitet (was heutzutage selten ist, da die Mitarbeiter von zu Hause oder beim Kunden arbeiten), ist eine Person, der PM, für die Koordinierung und Kommunikation der Aufgaben unter den Teammitgliedern verantwortlich. Der Schlüssel zum Projekterfolg liegt darin, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird und wann sie es zu tun haben.
3. Schutz des Teams
Damit sich das Team auf seine Aufgaben konzentrieren kann, ist es wichtig, das Projekt auf Kurs zu halten. Natürlich ist dies auch für die Qualität der Arbeit wichtig. Qualitativ hochwertige Ergebnisse sind die Folge eines zufriedenen Teams mit definierten Zielen und einem störungsfreien Arbeitsumfeld. Die Aufgabe des PM ist es, in dieser Situation als Puffer zwischen dem Kunden und dem Projektteam zu fungieren. Während das Team an seinen aktuellen Aufgaben arbeitet, kann der PM mit dem Kunden besprechen, was er als Nächstes braucht - und dann neue Aufgaben koordinieren, sobald die vorherigen abgeschlossen sind. Auch für den Kunden ist es bequemer, wenn er weiß, dass er mit einer einzigen Person für alle seine Bedürfnisse sprechen wird, anstatt verschiedene Personen für verschiedene Aufgaben zu kontaktieren: Kontakt . Wenn der PM der einzige Kontakt ist, hat er/sie immer den vollen Überblick über das, was vor sich geht.
Stellen Sie sich vor, jedes Teammitglied würde sich um seine eigenen Aufgaben beim Kunden kümmern; niemand würde wirklich verstehen, was vor sich geht. Großartige Ergebnisse entstehen, wenn sich das Team auf das konzentrieren kann, was es am besten kann. Ein data scientist ist vielleicht ein Superstar, wenn es um Zahlen geht, aber er fühlt sich vielleicht nicht so wohl beim Schreiben von E-Mails oder beim Aushandeln von Budgets. Deshalb ist es so wichtig, dass sich jeder auf seine Hauptkompetenzen konzentriert. So wird keine Zeit vergeudet, und wir alle wissen, dass Zeit Geld ist.
4. Sicherstellung einer hohen Qualität
Eine Person, die die Kontrolle über das gesamte Projekt hat, erhöht nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Qualität. Der PM kann sich auf die Betrachtung des "großen Ganzen" konzentrieren, während sich die Datenwissenschaftler, Entwickler und Growth Hacker auf ihre speziellen Kompetenzbereiche konzentrieren. Der PM kann auch dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, da er einen objektiveren Blick auf die Arbeit hat als das Team, das tatsächlich an den verschiedenen im Projektumfang definierten Punkten arbeitet. Da der PM mit dem Kunden zusammengearbeitet hat, um den Bedarf zu ermitteln, kennt er das Geschäft und kann möglicherweise einen besseren Einblick in die Möglichkeiten geben, wie Dinge besser gemacht werden können, wenn neue Ideen auftauchen.
5. Jemand muss sich auch um die langweilige Verwaltungsarbeit kümmern!
Nicht zuletzt müssen wir als PMs auch ein paar der langweiligen Dinge tun. Zum Beispiel Ressourcen buchen, um sicherzustellen, dass sie für ein bestimmtes Projekt zur Verfügung stehen. Oder alle daran erinnern, ihre täglichen Arbeitszeiten zu notieren, damit wir unsere Kunden über den Stand des Budgets auf dem Laufenden halten können. Das mögen Kleinigkeiten sein, sind aber letztlich ein wichtiger Teil des großen Ganzen bei der Durchführung erfolgreicher Projekte. Stellen Sie sich Ben & Jerry's Cookie Dough Eiscreme ohne die kleinen Schokoladensplitter im Teig vor; der Geschmack wäre ein ganz anderer!
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Wenn Sie zu den Unternehmen gehören, die Projektmanagement fälschlicherweise für eine unnötige Gebühr halten, zögern Sie nicht, unsere Ressourcen zu lesen oder uns unter Kontakt zu kontaktieren. Unsere Experten bei Avaus helfen Ihnen, die nächsten Schritte zu unternehmen!
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